עידן האירועים הווירטואליים - כך מקיימים כנסים מבלי להתכנס

שני מאפיינים מרכזיים מאפיינים את התקופה הנוכחית, חוסר הודאות וקצב ההדבקה של הנגיף. קשה לצפות מתי נוכל לשוב ולצפות במופעי רוק, הצגות ואירועי ספורט בקונספט שהכרנו. ההשתתפות בפסטיבלים ובהפקות גרנדיוזיות נראית כיום רחוקה יותר מתמיד.

התשתית הדיגיטלית הפכה לקריטית בתחום הפקות האירועים והוכיחה שחברות שכבר החלו לאמץ את הרעיון בעידן של טרום המגיפה, יוכלו להמשיך ולתפקד ואף לצבור יתרון אדיר. שימוש נכון בטכנולוגיה וירטואלית, מסייע לארגונים עסקיים כאלו ואחרים להתמודד טוב יותר עם המשבר. המענה הדיגיטלי מאפשר את המעבר לנורמליות החדשה - עידן האירועים הווירטואליים.

במה וירטואלית

מפיקי אירועים שעד לא מכבר ארגנו ערבי גאלה נוצצים וכנסים מבינים כי הדרך לתת מענה בימי הקורונה היא להציע ללקוחותיהם פלטפורמה דיגיטלית/טכנולוגית, כפתרון אופטימלי וידידותי לניהול ושיווק כנסים, תערוכות ואירועים עסקיים.

הפלטפורמה הנוכחית (המכונה גם בטייטל העדכני ״אירועים היברידיים״) מאפשרת יכולת תכנון מהירה יחסית של כנס או אירוע המשודרים בלייב סטרימינג וכוללת פאנלים, ראיונות, הופעות, וכנסים בחוויה אחרת לגמרי ממה שכולנו מכירים. המשתתפים מוזמנים להיכנס ולהשתתף באופן וירטואלי דרך מכשירים דיגיטליים ואו הסלולריים הפרטיים שלהם למופעים, הרצאות ולאין סוף תכנים ויכולים לתקשר באופן ישיר עם המשתתפים אחרים. המערכות החדשות כוללות את מיטב השיפורים הטכנולוגיים בתחום. הן מאפשרות העברת אודיו נקי ללא רעשי רקע ומספקות יכולת אוטומטית לניהול תמונת הווידאו שמועברת לצד שמנגד. מערכות איכותיות שלא מצריכות התקנה מורכבת.

״כמפיק שעבד שנים באירועי ״לייב״ אני רוצה לתת לאנשים את התחושה שהם נמצאים מול במה, בדיוק כמו באירוע אמיתי ומרשים עם מסכי תאורה וכל הגימיקים המוכרים ושלרגע הם לא ירגישו שהם מול מחשב״ . אומר מפיק האירועים דיוויד אזולאי מחברת האירועים Teev Events שהולכת וצוברת תאוצה בארגון אירועים ווירטואליים. ״באירוע וירטואלי, חייבים להתפקס בעיקר על תשומת הלב של הצופה. אירועים כאלו מצריכים שימת דגש על הקונספט כי אחרת, גם אם התוכן מעניין, הדרך שבה הוא מועבר עלולה להיות משעממת ולגרום לצופה לאבד עניין תוך כמה דקות.״

מפיק האירועים דיוויד אזולאי 

פתרון החוויה הווירטואלית מאפשר לארגונים את היכולת להציג את התכנים שלהם באמצעות פלטפורמה חדשנית ואינטואיטיבית שיכולה להפוך כנסים וירטואליים לברי השפעה כמעט כמו אירועי פנים אל פנים, המביאים ערך רב לחברות, משתתפים, ולנותני החסויות.

הפלטפורמה החדשה כוללת בין היתר כלים אינטראקטיביים כמו שאלות ותשובות, צ'ט ותגובות בזמן אמת ותנועתיות על המסך ששומרת את המשתתפים ממוקדים ופעילים במופעים השונים.

״אנחנו מקפידים להעביר חוויית משתתף שתהיה הכי קרובה לתוכנית טלוויזיה טובה שמצליחה לרתק את הצופה למסך כשעה וחצי ״ מסביר אזולאי ״ לא נכון לחשוב על הפקת אירוע דיגיטלי בקטן. זה לא אומר שנעלה עכשיו חמישה אנשים בזום, נשתף מסכים ונקרא לזה אירוע. חייבים לחשוב על זה בגדול בדיוק כפי שהייתם עושים אם הייתם מפיקים אירוע רגיל".

אזולאי מדגיש כי העשרת התכנים באמצעות הקלטות מראש, עיצוב מסכים באמצעות גרפיקה ממוחשבת  ושילוב הצופה בדרך אינטראקטיבית רק מחדדים ומעצימים את חווית הצפייה  ״ אנחנו מאפשרים לצופה להיות חלק מהמופע ולהגיב תוך כדי. גם האמנים עצמם יכולים לראות את תגובת הצופים ולשיר את השיר שהקהל מבקש. כמובן שישנן מגבלות טכנולוגיות אבל גם עליהן ניתן להתגבר״.

אירוע גיוס תרומות וירטואלי

למרות שעדיין מוקדם להעריך כמה זמן ימשך המשבר, מומחים רבים טוענים שדפוסי הפעילות החדשים יישארו זמן רב גם לאחר היעלמות הווירוס. קהלים רבים וחדשים שלא היו מורגלים בשימוש בערוצים דיגיטליים מאמצים את הדפוסים החדשים ובסבירות גבוהה ימשיכו להשתמש בעתיד בערוצים אלו בתמהיל כזה או אחר. ולמרות הנסיבות השליליות יתכן ומתרחשת כיום הזדמנות להתפתחות ושינוי דיגיטלי שהיה קשה להניע בעבר.

״מידי יום יוצאים עוד ועוד אלמנטים חדשים בתחום כמו הולוגרמות וטכנולוגיות תלת מימד״ מרחיב אזולאי ״ זה מרהיב ומרשים אבל אני מעדיף להתאים את התכנים לרובד האישי – פחות טכנולוגי ויותר אישי ואותנטי״.

אז מה נכון ומה לא נכון לעשות כשמפיקים אירוע וירטואלי:

1. חשוב למצוא את הספק הנכון שיצליח להעביר את המסר של הארגון אותו אתם מייצגים, את מטרותיו ואת החזון שלו. בדקו לפני אם האירוע שאתם מפיקים מצריך ועידת וידאו בלייב או מוקלטת מראש. ודאו אם ניתן לשלב תגובות וצ׳אטים היישר הרשתות החברתיות. ודאו שלספק שלכם מציע גיבוי טכני במקרה של נפילת מערכות.

2. חשוב לזכור שהטכנולוגיה היא אמצעי עוצמתי להעברת מסרים. בייל גייטס טוען כי ״התוכן הוא המלך״ גם כאן, ביחוד כשמדובר בקהל סקפטי ומפוהק הנחה זו רלוונטית יותר מתמיד. והיה ואתם מפיקים אירוע חד פעמי - מוובינר ועד ערב גיוס תרומות – זכרו שחשוב שתהייה התחלה אמצע וסוף לכל מקטע בתוכנית שלכם. בחירת המרצים והאמנים חשובה יותר מאירוע רגיל. רק ככה תצליחו להשאיר את הצופים שלכם קשובים.

3. טכנולוגיה מותאמת לכל דור – דור ה Z ידוע כדור חסר סבלנות. והיה ואתם מייעדים את האירוע שלכם לקהל זה, ודאו שהטכנולוגיה בה את אתם בוחרים תהיה קלילה יחסית ונגישה למשתמשים דווקא מטלפונים ניידים. קהל מבוגר יותר לעומתם יעדיפו צפייה בעל תוכן עשיר אל מול מחשב ,ויעריכו יותר הפקה מושקעת.

טל אוריון היא מפיקה ומעצבת אירועים בעלת חברת ההפקות

Tal Orion Conceptual Events

ליעוץ חינם ולכל שאלה התקשרו

818.448.6773

info@talorion.com

www.talorion.com