המדריך המלא: מה מותר ומה אסור כשמפיקים אירוע תחת מגיפה עולמית

המשבר הבריאותי הוביל רבים לבטל אירועים שתוכננו - חתונות, בר/בת מצווה ועוד. אך ישנן דרכים שבהן ניתן בכל זאת לקיים את האירועים, אם נערכים לכך מבעוד מועד. המפיקה ומעצבת האירועים טל אוריון מציגה תוכנית מפורטת שתסייע לכם לארגן אירוע משמח ובלתי נשכח

06.26.2020 10:55

טל אוריון

אט אט מתעוררת קליפורניה לאיטה מתרדמת חורף- אביב ארוכה במיוחד, איתה מתעוררים עסקים קטנים וגדולים שנאלצים להתאים את עצמם למציאות החדשה.

בתחום האירועים, טרם פורסמו הנחיות ברורות כיצד ומתי יתאפשר לקיים אירועים רבי משתתפים ובאיזו מתכונת. אלו הן ההמלצות שפרסם בינתיים ארגון ה CDC למניעה ולהתפרצות מגיפות על מה כדאי ומה נכון לעשות על מנת לשמור על בטחון בריאותם של המשתתפים.

גילוי נאות. כבעלת חברה המתמחה בארגון והפקת אירועים בלוס אנג׳לס, נפלה בחלקי הזכות להיות חלק מרגעים מרגשים שהשאירו בי את חותמם ונחרטו עמוק בליבי. אין רגע מרגש יותר מהרגע בו את מלווה זוג בשניות האחרונות לפני כניסתם לטקס הקידושין או הרגע בו נער שמגיע למצוות מתעטף בתפילין ומחזיק את ספר התורה לראשונה בידיו.

מאז פרוץ המגיפה מצאתי את עצמי לא אחת מחניקה דמעה אל מול זוגות שנאלצו לבטל או לדחות את היום המאושר בחייהם מתוקף הנסיבות. לא פשוט לעמוד פעם אחר פעם מול משפחות, ספקים וחבריי לתעשייה ולנסות ולסייע להם עם הדילמה הלא פשוטה - האם לדחות או לקיים אירוע מצומצם במקום. ברמה האישית, אני מודה, קשה לי עם אכזבות, אולם מי שמכיר אותי היטב יודע שפרקטיות ופרודוקטיביות היו מאז ומתמיד מנת חלקי. בעיניי, הדרך היחידה לצאת ממצבים של חוסר וודאות היא פשוט לצאת לדרך. התשובות לכל השאלות יגיעו ממילא.

בזמן מאוד קצר אולצתי להפוך למומחית בתחום ״אירועי קורונה״ – שבתי והקשבתי לאין ספור בריפים והנחיות ממשרד הבריאות, השתתפתי בוובינרים, עקבתי בדריכות על הנעשה בארצות אחרות בעולם בהם הסתיים הסגר. כל זאת תוך כדי תמיכה מוחלטת בלקוחותיי ובניסיון בלתי פוסק להתאים את העסק שלי לעידן החדש. דווקא משם צמחה התחושה שאני נמצאת במקום הנכון. שאני מממשת את ייעודי. נוכחתי לדעת כי הרצון לסייע לאנשים ולהעניק להם מניסיוני ומהידע שלי בתחום מספק ומעצים לא פחות מעיצוב ותכנון אירועים.

בחרתם לקיים את האירוע שלכם על אף ולמרות? גם אם מדובר באירוע אינטימי, אל תוותרו על האפשרות להעזר בשירותיהם של אנשי מקצוע. מפיקת אירועים תסייע לכם במציאת מקום, איתור ספקים וקריאת חוזים. תפקידה של מפיקת אירועים הוא ללוות אתכם לכל אורך התהליך, למצוא פתרונות, להקל עליכם בעומס הרגשי ולדאוג לכך שתהיו אורחים באירוע שלכם.

נכון לכתיבת שורות אלו מרבית האולמות וגני אירועים בלוס אנג׳לס סגורים עד למתן ההנחיה מהמושל על המעבר לשלב מספר שלוש ביציאה מהסגר. והיה ובחרתם להפיק את החגיגה הפרטית שלכם לבדכם ריכזנו עבורכם את ההנחיות האחרונות מטעם משרד הבריאות – מה ניתן לעשות לפני, במהלך ולאחר האירוע על מנת למנוע הדבקות ולשמור על בטחון האורחים שלכם.

(שימו לב - הנחיות אלו תקפות למועד פרסום כתבה זו ועשיות להשתנות. כידוע, מידע זה הולך ומתעדכן מידי יום ככל שלמדים יותר על הנגיף )

לפני האירוע:

1. דאגו להכין ״פלור פלן״ של מתחם האירוע מבעוד מועד. ,שרטוט מדויק יסייע לכם להבין היכן ממוקמים שולחנות האורחים, בר המשקאות ותחנות המזון ואת המרחק בניהם.

2. ודאו שצוות הספקים אותו שכרתם לאירוע עובד על פי הנהלים של משרד הבריאות. זה בסדר ואף נכון לדרוש שהצוותים כולם יקפידו על היגיינה אישית.

3. רכשו עבור הספקים ועבור האורחים מלאי של מוצרי חיטוי, סבונים, אלכוג׳ל, מגבוני נייר ומסיכות חד פעמיות.

4. דאגו לצוות חלופי – קשה לצפות בימים אלו מי כשיר לעבודה ומי חלילה נמצא בבידוד. ודאו שיש לכם אלטרנטיבה במקרה ואחד מספקי השירות שלכם לא יכול להופיע.

5. צמצמו ככל שניתן את כמות האורחים. בימות הקיץ מומלץ ורצוי לקיים את האירוע באוויר הפתוח והיה ואתם צריכים לקיים את האירוע בפנים ודאו שאתם נמצאים בחדרים מרווחים וגדולים מספיק.

ביום האירוע:

1. דאגו למקם את שולחנות האורחים במרחק של 6 פיט האחד מהשני. במקום להושיב עשרה איש בשולחן הפחיתו את מספר האורחים לשישה עד שמונה איש לשולחן. מומלץ להושיב בני אותה משפחה יחדיו.

2. מומלץ להעסיק עובדי ניקיון שידאגו לנקות את המשטחים השונים לפני ובמהלך האירוע. בעיקר את חדרי השירותים.

3. דאגו להגביל את מספר האנשים שמשתמשים בשירותים. ציינו בפני עובדי הניקיון את החשיבות של ניקוי שוטף של דלתות השירותים, ידיות מכלי המים ומתגי החשמל.

4. דאגו לאזור ישיבה מופרד לאוכלוסייה מבוגרת שנמצאת בסיכון גבוה.

5. למקפידים שבניכם, מומלץ לספק הנחיות פיסיות כמו שלטים או מדבקות על הרצפה על מנת שהאורחים יזכרו להקפיד על חוקי הריחוק החברתי. ודאו שיש מספיק מקום באזור הכניסות והיציאות והימנעו מהתקהלות ומיצירת תורים.

6. הגשת מזון – נכון לעתה אין כל הוכחה שהנגיף יכול להתפשט באמצעות מזון, יחד עם זאת שימוש בכלי הגשה או כלי אוכל משותפים בהחלט יכול להעלות את הסיכון להידבקות. מומלץ לבקש מחברת הקייטרינג ששכרתם את שירותיה להגיש את האוכל במנות אישיות או בקונספט של ״גרב אנד גו״ . רצוי ואף מומלץ להשתמש בכלים חד פעמיים. והיה וזה לא מתאפשר, דאגו לכך שצוות המלצרים יגישו את האוכל עם כפפות חד פעמיות ומסיכות כמובן. הימנעו מהגשת שתיה ומזון בסגנון בופה. דאגו לכך שמאחורי כל עמדת מזון או בר משקאות יעמוד מלצר או ברמן שיגיש את האוכל/שתייה ישירות לכל אורח. הימנעו משימוש משותף של רטבים, מלח פלפל וכדומה.

7. רחבת ריקודים – נכון לעתה לא ניתן לפזז על רחבת ריקודים אך אנחנו מנחשים שברגע שזה יתאפשר תידרש גם כאן זהירות ושמירה על כללי המרחק, ואולי גם נתבקש לעטות מסיכות. רצוי להגדיל את אזור רחבת הריקודים כדי להימנע מצפיפות.

8. והיה ואתם מקיימים טקס חופה. ודאו שיש לכם מספר מיקרופונים על מנת להימנע מהעברתם מיד ליד.

זכרו כי למרות הכל, קשה בימים אלו להתחייב לביטחון מלא של המשתתפים באירוע. גם אם נציית לחוקי הפרוטוקול. נשמור על חוקי ה״סושייל דיסטנסינג״ ונמרק את גופנו בחומרי חיטוי, עדיין קיים החשש להדבקות. ציינו בפני האורחים שלכם את אמצעי הזהירות בהם אתם הולכים לנקוט באירוע, בקשו גם מהם להיות אחראים ושותפים למשימה החשובה למען בטחון כולם.